Sammel-Archivierung für ein Dokument durchführen

Modul "Portfolio-Service Dokumenten-Archiv"

Sie führen die Sammel-Archivierung eines Dokuments wie folgt durch:

1. Wählen Sie im Menüband auf der Registerkarte "Datenpflege" den Befehl SAMMEL-ARCHIVIERUNG.
   

   

   
   Der Workspace "Sammel-Archivierung" wird geöffnet.
   

   

2. Ziehen Sie die gewünschten Depotobjekte oder Ordner per Drag & Drop aus dem Explorer in das obere Eingabefeld oder suchen Sie über das Suche-Icon rechts daneben nach den Inhabern. Achten Sie darauf, dass in den Eigenschaften Inhaber- und Portfolionummern hinterlegt sind.
3. Wählen Sie in der Auswahlliste "Typ" ggf. den gewünschten Dokumenttyp aus. Dokumenttypen konfigurieren Sie über das Server-Konfigurations-Werkzeug.
4. Wählen Sie darunter im Eingabefeld "Datei" (bzw. über das Auswahl-Icon rechts daneben) die zu archivierende Datei bzw. den Pfad zu dieser Datei aus.
5. Im Feld "Name" wird automatisch der Name der oben im Feld "Datei" ausgewählten Datei ohne Dateiendung vorgeblendet.
6. Im unteren Feld "Protokoll" können Sie den Pfad zu einem Ordner auswählen, in den die Protokolldatei vom Typ *.csv abgelegt werden soll. In dieser Datei finden Sie für jeden Inhaber Informationen zu Datum, Benutzer und Status ("ok" oder Fehlermeldung). Der Eintrag "exists" symbolisiert, dass dieses Dokument in dieser Version bereits archiviert wurde.
   Standardeinstellung für die Protokolldatei ist der Standard-Protokollpfad und der Dateiname archive.csv.
7. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, dann starten Sie die Sammel-Archivierung über den Button "Archivieren".
   Für alle ausgewählten Inhaber wir das Dokument in deren Dokumenten-Archiv gespeichert. Ausnahme sind die Inhaber, für die dieses Dokument bereits mit dem gleichen Änderungszeitpunkt archiviert wurde.
   

   

   
   Wurden keine Inhaber ausgewählt, dann haben Sie die Möglichkeit, das Dokument für alle (berechtigten) Inhaber zu archivieren. Beantworten Sie in diesem Fall die erscheinende Sicherheitsabfrage mit "OK".
   Für alle Inhaber wird das Dokument in deren Dokumenten-Archiv gespeichert. Ausnahme sind auch hier die Inhaber, für die dieses Dokument bereits mit dem gleichen Änderungszeitpunkt archiviert wurde.