Postbox-Einstellungen in den Stammdaten von Personen
In den Stammdaten von Personen können Sie verschiedene Postbox-Einstellungen vornehmen. So können Sie hier eine eindeutige E-Mail-Adresse hinterlegen, die für die Kommunikation aus der Postbox heraus benötigt.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie auf der Mini-Registerkarte "Postbox". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Hochladen von Dokumenten in Postbox erlaubt" auf der Mini-Registerkarte "Postbox" in den Personen-Eigenschaften, wenn Sie für diese Person Dokumente (z. B. Reports und Reportmappen) in die Postbox hochladen möchten.
Achten Sie darauf, dass Sie für jede betroffene Person eine eindeutige E-Mail-Adresse hinterlegen. Vergeben Sie also die E-Mail-Adressen nicht an mehrere Personen.
Personen-Eigenschaften
Im Einzelnen finden Sie auf der Mini-Registerkarte "Postbox" folgende Eigenschaften:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Hochladen von Dokumenten in Postbox erlaubt | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie für diese Person Dokumente (Reports und Reportmappen) in die Postbox hochladen möchten. |
Dokumente automatisch in die Postbox hochladen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie für die Person auch automatische Uploads beim Archivieren von Dokumenten der entsprechenden Dokumenttypen durchführen möchten. Die Konfiguration der Dokumenttypen erfolgt über das Server-Konfigurations-Werkzeug. |
| Postboxauswahl | Haben Sie mehrere Postboxen lizenziert, dann wählen Sie in dieser Auswahlliste die gewünschte aus. Der Eintrag "Interne Postbox" ist die schon länger verfügbare Infront-Postbox, alle anderen Einträge sind Ihre ggf. lizenzierten externen Postboxen. |
| Postboxbenutzer-ID | (Nur mit lizenziertem Modul "Externe Postbox") Haben Sie in der Auswahlliste "Postboxauswahl" eine externe Postbox ausgewählt, so erscheint rechts neben der Auswahlliste dieses Eingabefeld. Geben Sie hier die Benutzerkennung der Person für die externe Postbox ein. |
Passwort | Geben Sie hier ein Passwort für die Verschlüsselung der Postbox- Dokumente dieser Person ein. |
Passwortbestätigung | Bestätigen Sie das in Feld "Passwort" eingegebene Passwort, indem Sie es in dieses Feld erneut eingeben. |
Passwort unverschlüsselt anzeigen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die in den Feldern "Passwort" und "Passwortbestätigung" eingegebenen Texte unverschlüsselt anzuzeigen. |
In Zwischenablage kopieren | Wählen Sie diesen Button, um das Passwort in die Zwischenablage zu kopieren. |
Nach Passwortänderungen in den Personen-Eigenschaften können die bereits vorhandenen Postbox-Dokumente der betroffenen Personen anschließend automatisch neu verschlüsselt werden. Lesen Sie dazu ggf. den Abschnitt Postbox-Dokumente nach Passwortänderung neu verschlüsseln.
Das Hochladen von Dokumenten aus dem Infront Portfolio Manager in die Postbox kann auch so konfiguriert werden, dass die PDF-Dateien ohne Passwortabfrage in der Postbox geöffnet werden können.
Mit dieser Konfiguration ist dann die Eingabe von Passwörtern für die Verschlüsselung von Dokumenten in den Personen-Eigenschaften nicht möglich. Wenden Sie sich bei Fragen zu diesem Thema an den Customer Service.