Dokumente für Postversand speichern

Für Personenverknüpfungen zu Depotobjekten kann zusätzlich zum Hochladen in die Postbox auch der "Postversand" gewählt werden. Über die Konfiguration der Dokumenttypen kann für die Reports ein Speicherort für die Dateien hinterlegt werden.

Der Postversand kann zusätzlich zum Postbox-Upload oder als alleinige Versandoption genutzt werden. Voraussetzung ist dabei aber ein lizenziertes Postbox-Modul.

Vorbereitung: Dokumenttypen für den Postversand im Server-Konfigurations-Werkzeug konfigurieren

Um diese Funktionalität zu nutzen, müssen Sie die gewünschten Dokumenttypen für den Postversand konfigurieren, in dem Sie einen Pfad zum Speicherort hinterlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Starten Sie das Server-Konfigurations-Werkzeug über den Befehl <Server konfigurieren> im Windows-Startmenü.
2. Wählen Sie im geöffneten Server-Konfigurations-Werkzeug den Befehl KONFIGURATION, DOKUMENTTYPEN KONFIGURIEREN im Hauptmenü.
   Es erscheint das Dialogfenster "Dokumenttypen konfigurieren" mit der Liste der verfügbaren Dokumenttypen.

3. 

   Um neue Dokumenttypen hinzuzufügen, wählen Sie das Icon "Dokumenttyp hinzufügen". Geben Sie dann im erscheinenden Dialogfenster "Dokumenttyp hinzufügen" die gewünschte Bezeichnung für den neuen Dokumenttypen ein und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". Der neue Eintrag erscheint dann in der Liste.
4. Geben Sie in der Spalte "Speicherort Postversand" den Pfad zur Ablage der Dokumente an.
   

   

5. Verfahren Sie analog für alle weiteren benötigten Dokumenttypen.
6. Beenden Sie die Konfiguration mit dem Button "OK".
   Die so konfigurierten Dokumenttypen können Sie den Reports direkt beim Archivieren zuweisen oder im Worksheet "Dokumenten-Archiv" des Infront Portfolio Manager für die aufgelisteten Dokumente über den Befehl DOKUMENT-EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN im Kontextmenü zuweisen bzw. ändern.

Schritte im Infront Portfolio Manager

Haben Sie die oben beschriebene Konfiguration im Server-Konfigurations-Werkzeug vorgenommen, dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Portfolio Manager Server und Infront Portfolio Manager.
2. Stellen Sie sicher, dass in den Personen-Eigenschaften der entsprechenden Personen auf der Mini-Registerkarte "Postbox" die Konfiguration für das Hochladen in die Postbox aktiviert ist.
3. Weisen Sie z. B. einem Inhaber eine Person zu. Wählen Sie dazu im Kontextmenü des Inhabers den Befehl INHABER, PERSONENVERKNÜPFUNGEN KONFIGURIEREN und öffnen Sie so das Dialogfenster "Personenverknüpfungen konfigurieren".
4. Wählen Sie die Person in der Liste der verknüpften Personen aus bzw. fügen Sie die Person hinzu.
5. Aktivieren Sie in den Personenverknüpfungs-Eigenschaften das Kontrollkästchen "Postversand" und bestätigen Sie die Eingabe mit "OK".
   

   

6. Archivieren Sie nun einen Report mit dem entsprechenden Dokumenttyp über den Befehl ARCHIVIEREN auf der Registerkarte "Report" im Hauptmenü des geöffneten Reports. Wählen Sie dabei als Typ einen der zuvor konfigurierten Dokumenttypen.
   

   

7. Öffnen Sie das Dokumenten-Archiv im Infront Portfolio Manager für den Inhaber und suchen Sie nach dem archivierten Report.

8. 

   Wählen Sie für den Report das Icon "Auswahl in Postbox hochladen".
   Das Dokument wird in die Postbox hochgeladen (sofern auch diese Option aktiviert ist) und als PDF-Datei im konfigurierten Ordner für den Postversand gespeichert.