Komplettes Dokumenten-Archiv durchsuchen

Modul "Portfolio-Service Dokumenten-Archiv"

Öffnen Sie das Dokumenten-Archiv über das Icon "Dokumenten-Archiv durchsuchen" auf der Registerkarte "Datenpflege". In diesem Fall können Sie Dokumente für beliebige Depotobjekte suchen und verwalten.

Um archivierte Dokumente zu suchen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie das Icon "Dokumenten-Archiv durchsuchen" auf der Registerkarte "Datenpflege".
Geben Sie im Worksheet "Dokumenten-Archiv" Ihre Suchkriterien ein.
Starten Sie die Suche nach Dokumenten mit dem Button "Suchen".
Die gefundenen Dokumente werden aufgelistet.

Im Worksheet "Dokumenten-Archiv" haben Sie folgende Möglichkeiten:

Element	Beschreibung
Dokumente suchen für	Hier geben Sie die Depotobjekte ein, für die Sie nach abgelegten Dokumenten suchen möchten. Diese können Sie aus dem Explorer in das Eingabefeld ziehen oder über das Icon "Suchen" mithilfe der Objektsuche suchen und auswählen.
Dokumente auch für untergeordnete Depotobjekte suchen	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um auch nach Dokumenten "untergeordneter" Depotobjekte zu suchen. Beispiel Sie wählen als Eingabeobjekte einen Inhaber, dann werden alle Dokumente für diesen Inhaber und alle Dokumente für dessen Portfolios, Depots und Konten gesucht.
Anzahl der Depotobjekte	Als Information wird hier die Gesamtzahl der Depotobjekte eingeblendet.
Einschränken auf Dokumenttypen	Möchten Sie die Suche auf bestimmte Dokumenttypen einschränken, dann aktivieren Sie hier die entsprechenden Kontrollkästchen. Zur Auswahl stehen hier alle Dokumenttypen von Vorlagen. Die Dokumenttypen von (eigenen) Vorlagen vom Typ "Report" oder "Reportmappe" können Sie im Dialogfenster "Vorlage bearbeiten" bearbeiten. Sie öffnen das Dialogfenster über den Befehl DATEI, VORLAGE, EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN... Bei der Suche treten u. U. Dokumententypen auf, die hier nicht aufgelistet sind. So kann z. B. beim Ablegen eines Dokuments eine beliebige Zeichenfolge als Dokumenttyp eingegeben werden. Um derartige Typen auch in diese Liste "Einschränken auf Dokumenttypen" aufzunehmen, legen Sie entsprechende Dummy-Vorlagen an.
Name	Geben Sie hier den Namen bzw. einen Teil des Namens des gesuchten Dokuments ein. Hier ist die Suche mit dem Platzhalter * möglich, der für 0 bis beliebig viele beliebige Zeichen steht.
Bemerkung	Geben Sie hier die Bemerkung bzw. einen Teil der bei der Ablage des Dokuments eingegebenen Bemerkung ein. Hier ist die Suche mit dem Platzhalter * möglich, der für 0 bis beliebig viele beliebige Zeichen steht.
Erstellungsdatum	In diesem Bereich können Sie die Suche bezüglich des Datums der Ablage einschränken. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Option: Keine Einschränkung Zeitraum (von/bis) Geben Sie in die Eingabefelder das gewünschte Startdatum und/oder Enddatum für die Suche ein. Die Dokumente werden inklusive der angegebenen Tage gesucht. Letzte n Tage Die Dokumente werden inklusive des heutigen Tages gesucht. Ein Wert von 0 bedeutet hier also "nur der heutige Tag", während ein Wert von 1 "gestern und heute" bedeutet.
Button "Suchen"	Wählen Sie diesen Button, um nach der Eingabe Ihrer Suchkriterien nach den passenden Dokumenten zu suchen.
Icon "Auswahl in Postbox hochladen"	Modul "Postbox" Wählen Sie dieses Icon, um ausgewählte Dokumente in die Postbox der jeweiligen Personen hochzuladen. Alternativ steht Ihnen im Kontextmenü der Dokumente auch der Befehl AUSWAHL IN POSTBOX HOCHLADEN zur Verfügung. Lesen Sie dazu ggf. auch das Kapitel Postbox.
Icon "Dokumente aus Joblauf in Postbox hochladen"	Modul "Postbox" Dieses Icon ist nur sichtbar, wenn das Worksheet "Dokumenten-Archiv" direkt aus der Joblaufhistorie geöffnet wurde. Wählen Sie dieses Icon, um die aus dem aktuellen Joblauf generierten Dokumente in die Postbox der jeweiligen Personen hochzuladen. Lesen Sie dazu ggf. auch das Kapitel Postbox.

Die Suchparameter im oberen Bereich des geöffneten Dokumenten-Archivs können Sie aus- und wieder einblenden. Wählen Sie dazu das Icon "Suchbereich ausblenden" oder drücken Sie die Tastenkombination <STRG>+<A>. Verfahren Sie analog, um den Suchbereich wieder einzublenden.

Die gefundenen Dokumente werden in einer Tabelle angezeigt. Diese Tabelle ermöglicht die Gruppierung der Dokumente nach einzelnen Kriterien, so dass die Dokumente übersichtlich dargestellt werden können. Die Tabelle beinhaltet neben den für die Suche verwendbaren Suchkriterien weitere Informationen und Funktionen:

Spalte	Beschreibung
Referenztyp	Typ des Explorer-Objekts (Inhaber, Portfolio…), mit dem das Dokument verknüpft ist.
Referenzname	ID des Explorer-Objekts, mit dem das Dokument verknüpft ist. Hier erscheint die eindeutige ID des Depotobjekts, das ist z. B. für einen Inhaber die Inhabernummer.
Erstellt am	Datum und Uhrzeit der Archivierung.
Dokumenttyp	Der Dokumenttyp des Dokuments. Beachten Sie dazu auch die Hinweise oben.
Name	Der bei der Archivierung des Dokuments gewählte Dokumentname.
Postbox-Status	Modul "Postbox" Haben Sie Dokumente in die Postbox der entsprechenden Personen hochgeladen, so sehen Sie in dieser Spalte Zeit und Datum des ersten Öffnens des Dokuments in der Postbox. Lesen Sie dazu ggf. auch das Kapitel Postbox.
Quelle	Die Quelle gibt an, wie das Dokument erzeugt wurde - z. B. Batch-Export, Scheduled Reporting, Manuelle Ablage...
Vorlagenname	Handelt es sich um einen archivierten Report oder eine archivierte Reportmappe, dann sehen Sie hier den Namen der Vorlage.
Dateiendung	Das Dateiformat des archivierten Dokuments, für Reports und Reportmappen immer "PDF".
Bemerkung	Die bei der Archivierung des Dokuments eingegebene Bemerkung.
Befehle im Kontextmenü
Befehl	Beschreibung
AUSWAHL, ALLE AUSWÄHLEN	Wählen Sie diesen Befehl, um alle aufgelisteten Dokumente zu markieren. Lesen Sie dazu den Abschnitt Mehrere Dokumente auswählen.
AUSWAHL, AUSWAHL UMKEHREN	Wählen Sie diesen Befehl, um die Auswahl umzukehren.
ANZEIGEN	Wählen Sie diesen Befehl, um ausgewählte Dokumente zu öffnen. Dabei werden Reports und Reportmappen sowie alle anderen PDF-Dokumente im PDF-Anzeiger des Infront Portfolio Manager geöffnet. Andere Dateien müssen vor der Anzeige zunächst gespeichert werden. Daher öffnet sich das Dialogfenster "Ordner suchen", in dem Sie einen Speicherort für das externe Dokument auswählen können. Mit dem Button "OK" speichern Sie die Datei im ausgewählten Ordner, die dann sofort geöffnet wird. Klicken Sie doppelt auf ein Dokument in der Liste, um dieses anzuzeigen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Dokumente anzeigen.
AUSWAHL ÜBER ABLAGE ÖFFNEN	Wählen Sie diesen Befehl, um ausgewählte Dokumente in eine Ablage zu schieben und direkt zu öffnen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Dokumente in Ablage öffnen.
AUSWAHL AUF NEUE ABLAGE KOPIEREN	Wählen Sie diesen Befehl, um ausgewählte Dokumente in eine neue Ablage zu kopieren, ohne direkt deren Workspace zu öffnen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Dokumente in Ablage öffnen.
DOKUMENT-EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN	Wählen Sie diesen Befehl, um die Eigenschaften der ausgewählten Dokumente zu bearbeiten. Lesen Sie dazu den Abschnitt Eigenschaften archivierter Dokumente bearbeiten.
ENDGÜLTIG LÖSCHEN	Wählen Sie diesen Befehl, um die aktuell ausgewählten Dokumente endgültig aus dem Dokumenten-Archiv zu löschen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Dokumente löschen.
AUSWAHL IN POSTBOX HOCHLADEN	Modul "Postbox" Wählen Sie diesen Befehl, um ausgewählte Dokumente in die Postbox der jeweiligen Personen hochzuladen. Alternativ steht Ihnen in der Symbolleiste des Dokumenten-Archivs das Icon "Auswahl in Postbox hochladen" zur Verfügung. Lesen Sie dazu ggf. auch das Kapitel Postbox.
POSTBOX-STATUS ANZEIGEN	Modul "Postbox" Wählen Sie diesen Befehl, für das archivierte Dokument anzuzeigen, welche verknüpften Personen es (wann) gelesen haben. Lesen Sie dazu ggf. auch den Abschnitt Postbox-Status eines Dokuments für alle Personen anzeigen.

Die Tabelle kann nach den Werten in den Spalten gruppiert bzw. sortiert werden.